Op 1 april jl. was ik aanwezig bij de Gouden Giraffe Event Awards. (www.gouden-giraffe.nl) De awards voor de beste events van Nederland in 6 categorieรซn. Ruim 40 events werden in februari gepresenteerd aan een vakkundige jury, waarna de 13 genomineerden op 1 april nog eenmaal de kans kregen de jury te overtuigen van hun beste case.

De 6 categorieรซn bestaan uit: Beurzen, Brand events, Congressen en kennis events, Interne events en teambuilding, Relatie & community events en PR en meerwaarde. Naast creativiteit, innovatie, duurzaamheid en originaliteit draait het bij alle categorieรซn met name om impact.

Welke meerwaarde heeft het evenement voor het opdrachtgevende bedrijf of organisatie?

Wat als we daadwerkelijk meer uit een evenement halen? Wat als een evenement maximale impact heeft? Wat als we dat samen realiseren? Wat is hiervoor nodig? Deze vraag is niet makkelijk te beantwoorden omdat het met veel factoren samenhangt.

Uit eigen ervaring merk ik in gesprekken met opdrachtgevers dat door het enthousiasme de oplossing en ideeรซn voor een evenement als eerste worden benoemd. Wat weinig mensen weten is dat vaak de eerste stappen worden overgeslagen. Om een event met impact te organiseren is het belangrijk een goede โ€œdiagnoseโ€ te stellen. En te beginnen bij het begin.

Onderstaande tips komen uit eigen ervaring en uit de eventcases van de awards. En zijn de start van een event met impact.

  1. Weet wie de doelgroep is en waar zij zich mee bezig houden

    Zorg dat precies helder is voor wie een evenement wordt georganiseerd. De meest concrete en creatieve resultaten worden bereikt als door de ogen van de bezoeker naar het evenement wordt gekeken.

    Maak van de doelgroep(en) een uitgebreide profielschets: Wat is de leeftijd, wat is het geslacht, hoe ziet hun omgeving eruit. Welke uitdagingen ervaren ze?
    Wat vinden de deelnemers aan een evenement interessant? Waarvoor komen ze naar uw evenement, wat is het doel van de bezoeker voor uw evenement, wat is de motivatie en wat zijn de belangen van de bezoekers? Hoeveel tijd hebben ze te besteden en waaraan willen ze hun kostbare tijd besteden. Wat willen ze leren, wie willen ze ontmoeten? Wat denken, voelen, horen, zien en doen je bezoekers?

    Een goed beeld van de doelgroep helpt om beter te bepalen welke inhoud relevant is voor je genodigden en schept de kaders voor de invulling van een evenement. Een relevant en interessant programma voor de deelnemer draagt bij aan het succes van je evenement.

  2. Stel een duidelijk en helder doel

    Waarom wordt een evenement georganiseerd? Wat wilt u als organisator bereiken met een evenement? Wanneer bent uย  tevreden? Hoe komen de gasten binnen en hoe gaan ze weer naar huis? Wat hebben ze meegemaakt? Wat hebben ze geleerd?

    Wil een bedrijf meer naamsbekendheid? En zo ja hoeveel? Zijn 50 nieuwe leads genereren het belangrijkste doel? 5% meer verkoop van de bezoekende klanten? Meer betrokken medewerkers waardoor minder ziekteverzuim? Of een nieuwproduct in de markt zetten?

    Als het doel helder is helpt dit bij alle keuzes die gemaakt worden om de inhoud te bepalen.

  3. Samenwerken

    Een goed event ontstaat niet in รฉรฉn dag en een succesvol event wordt samen vormgegeven. Denk hierbij aan een goede samenwerking met de eigen medewerkers, betrek ze bij het event.

    Laat leveranciers in een vroegtijdig stadium meedenken, zodat zij op hun eigen expertise kunnen bijdragen. Alleen door een goede samenwerking tussen alle betrokkenen ontstaat een event welke alle verwachtingen te boven gaat.

  4. Maak het evenement relevant en interessant

    Bezoekers komen niet zomaar naar een evenement, ze willen iets leren, kennis delen, mensen ontmoeten, netwerken of iets beleven. Zorg dat er nieuwswaarde is of dat vragen beantwoord worden waar de bezoeker graag een antwoord op wil.

    Door een evenement te laten aansluiten op de wensen en doelen van de bezoeker ontstaat een succesvol evenement. En daarmee een waardevolle besteding van het eventbudget. Ook is een event op deze manier een goede investering in tijd van zowel de spreker, de organisatie, de deelnemers, de leveranciers als de eventuele sponsoren.

    Kies een goede mix van kennis overdragen (inhoud), ontmoeting en interactie. Een juiste mix draagt bij aan de beleving en het succes van het evenement.

  5. Aansprekende communicatie voor, tijdens en na het evenement

    De communicatie van een evenement gaat veel verder dan een uitnodiging en een bedankje. Een evenement is juist een perfect middel om met de doelgroep in contact te komen.

    Op welke momenten wordt er voor als na het evenement met de doelgroep gecommuniceerd. En met welke communicatiemiddelen wordt de doelgroep bereikt en in beweging gezet? Is dit door middel van een offline uitnodiging? Via email marketing? Een teaser film? Een interview? Of brengen social influencers de boodschap op de juiste wijze over?

    Breng alle contactmomenten goed in kaart. Stem deze af met reeds bestaande contactmomenten en besteed juist ook aandacht aan de communicatie na een evenement.

Samenvatting

Ik heb een artikel geschreven over hoe we meer impact uit een evenement halen. Bovenstaande 5 onderdelen leveren een belangrijke bijdrage om meer rendement uit een evenement te halen. En de investering in tijd en geld terug te zien in het eindresultaat.

Om meer uit een event te halen is een helder doel en een goede doelgroep kennis noodzakelijk. Als doel en doelgroep helder zijn, volgt de creatieve, relevante en interessante invulling. Ieders tijd is beperkt en we willen graag onze eigen tijd zo inzetten dat we aan een event ook echt iets hebben.

Door de juist mix te kiezen van inhoud (programma), interactie en de ontmoeting van mensen wordt impact bereikt. Bepaal vervolgens zorgvuldig alle contactmomenten met de doelgroep. Zet de doelgroep in beweging met de juiste aansprekende communicatiemiddelen.

Ik ben nieuwsgierig hoe ik kan helpen bij het in beweging brengen van uw doelgroep.

Wilt u ook een event organiseren dat niet alleen tijd en geld kost, maar resultaat levert? Wiltย  u meer weten over de succesfactoren of vrijblijvend sparren. Maak een afspraak voor een kosteloze โ€œdiagnoseโ€ en stuur een e-mail naar: info@planxevents.nl