Een online congres of virtueel event met impact organiseren

Een boeiend en doeltreffend online evenement organiseren is veel werk. Die tijd en inspanning én de daarbij behorende kosten verdient u graag terug.

Een online evenement is een geweldige manier om – op afstand – in gesprek te blijven met uw  doelgroep. De organisatie van een online event of virtueel congres vergt echter een andere aanpak dan een fysiek evenement.
Hoe haalt u ook uit uw digitale event maximale impact? En hoe organiseert u dit zo, dat u deelnemers een aantrekkelijk programma biedt? Hoe bereikt u deze mensen en zorgt u, dat zij zich daadwerkelijk aanmelden? En brengt u uw  boodschap op de juiste wijze over, met welke techniek?

[quote] Inmiddels zijn wij gespecialiseerd in het organiseren en invullen van online evenementen. Evelien Schuurman, eigenaar van Plan X Events, is gastdocent aan de HAN in Nijmegen en geeft les in online en hybride events.

Anders organiseren

De organisatie van een online of hybride event vraagt om de juiste inhoud, vorm en techniek. Het is een vak apart dat specifieke kennis en ervaring vergt. Wij begeleiden bij het ontwikkelen, organiseren en produceren van uw online event. Daarbij werken we van inhoud en vorm naar techniek:

• U bepaalt eerst de inhoud. Wat is uw doelgroep en doelstelling: voor wie wordt het georganiseerd en wat wilt u bereiken? Wat is uw boodschap aan de deelnemers? En welke sfeer en gevoel passen hierbij?
• Welke vorm is de beste keuze om uw doelstelling te bereiken? Wordt het een talkshow met tafelgasten, een workshop, een congres? En zijn er break-out sessies nodig? Of kiest u voor een live stream of een awarduitreiking?
• Als inhoud en vorm afgestemd zijn, zorgen wij voor de juiste afstemming met onze technische partner(s). Hoeveel camera’s zijn er nodig? Welke interactietools gebruiken we? Laten we mensen inbellen? Hoe zorgen we dat deelnemers vooraf, tijdens én na afloopt betrokken zijn bij uw online evenement?

Van streamingdiensten tot complete online events

Wij regelen en organiseren uw online en hybride event. Samen geven we vorm aan de inhoud en het programma. We ondersteunen bij het vervaardigen van goede content, zoals een bedrijfsfilm, van tevoren opgenomen interviews, vlogs, animaties en/of sprekers. En wij zorgen voor een script en draaiboek.

Het uitzenden van uw online event doen wij in samenwerking met onze technische partner(s) in een professionele studio of een mobiele studio bij u op locatie.

Mogelijkheden van uw online event of congres

De mogelijkheden van een online evenement zijn eindeloos:

• Een conferentie of kennisevent, waarin mensen op de hoogte worden gebracht van de nieuwste of aankomende ontwikkelingen en innovatieve mogelijkheden. Met (keynote)sprekers en films over praktijkvoorbeelden
• Uw algemene ledenvergadering, vakantieborrel of nieuwjaarsreceptie, waarmee u uw leden, klanten of medewerkers bindt aan uw bedrijf
• Een regionaal, nationaal of internationaal webinar om kennis over te dragen, contact te maken en/of te onderhouden en te sparren
• Uw (jaarlijkse) open dag voor uw klanten en/of werknemers kan doorgaan. Op een unieke en verbindende manier, eventueel met hubs voor internationale contacten en een groot bereik
• De online live stream van een awarduitreiking met maximaal bereik.

Onze ervaring in digitale evenementen

Bekijk ons recent werk

• One Alfa: Alfa-leerdag Online kennisevent voor 975 medewerkers
• The Future of Us – Hybride Event met IPKW en Kiemt
• De Polis conferentie van Regio Arnhem Nijmegen en Provincie Gelderland
• Bedrijvenpark Wijnbergen TV van Bedrijvenpark Wijnbergen
• Webinar van de Veiligheidsregio Noord-Oost Gelderland
• Algemene Ledenvergadering IG & D

Ook stellen we graag uw congresinformatie of borrelpakket voor u samen, zodat de digitale bijeenkomst zowel vooraf, tijdens als na het evenement een beleving wordt.

Het resultaat van een succesvol en interessant online event

• U hebt maximaal bereik, tot over de grenzen van offline events
• De inhoud wordt opgenomen, zodat u deze ‘on demand’ kunt delen met uw nieuwe en bestaande doelgroep(en)
• U bereikt uw eventdoel. Denk hierbij aan personeel- en klantenbinding, betrokkenheid, kennisoverdracht en leadgeneratie
• U genereert meer binding met uw klanten, partners, leveranciers en medewerkers
• Uw online event of virtueel congres is technisch perfect geproduceerd
• Het is bovendien veilig en voldoet aan de coronamaatregelen/RIVM-richtlijnen
• Online is een fantastische toevoeging aan offline events om een nóg groter bereik te creëren. Hybride events zullen in trek blijven
• Het is maatschappelijk verantwoord, doordat mensen minder reizen
• Mensen zullen graag meedoen en aangehaakt blijven, omdat het interessant is en vol beleving en afwisseling zit.

Bent u klaar voor uw online evenement? Neem contact op met evelien@planxevents.nl of bel Evelien op 0314 – 36 2006.